Regardons en détail les caractéristiques de 2 types de missions les plus courantes en ESN.
Le forfait et la régie sont les 2 types de missions les plus courantes en entreprises de services du numériques, mais qu'est-ce qui les distinguent ?
Le lieu de réalisation de la mission ? NON. On peut très bien faire un projet avec tout une équipe en régie dans les locaux de l’ESN, comme travailler au forfait chez son client.
La durée de la mission ? NON. La régie est souvent à temps plein sur plusieurs mois, mais peut tout aussi bien se répartir sur quelques jours
Le profil du consultant ? NON. Junior ou Senior, on peut très bien intervenir sur ces 2 types de missions
La taille des clients ? NON. Il n’y a aucun lien avec un client grand compte ou une TPE.
Le contenu des projets ? NON. Audit, développement, conseil, tests, architecture, méthodologie, chefferie de projets... Toutes ces missions peuvent se faire en régie ou au forfait.
Le prix des prestations ? NON. Vous n'avez pas l'assurance de gagner plus avec une régie plutôt qu'un forfait (ou inversement).
La véritable différence est le mode d'engagement.
Toutes les autres différences découlent du choix entre l'engagement de moyens ou de résultats par le prestataire.
Lorsque l'entreprise cliente lance un nouvel appel d'offres sur un nouveau besoin, cet AO va se dérouler différemment entre un projet au forfait ou une mission en régie.
Pour un forfait, il aura rédiger au préalable un cahier des charges. Les prestataires doivent soumettre une proposition commerciale détaillée pour une date fixée avec une estimation chiffrée du budget. Après analyse et soutenance, le client sélectionne le prestataire qui réalisera son projet. Il n'a plus qu'à négocier les termes du contrat. Entre le lancement de l'AO et le démarrage du projet, il peut se passer du temps !
Le cycle de vente d'une régie est plus simple et plus rapide. Le client fournit une fiche de poste détaillée pour le consultant attendu, l'ESN ou la SSII propose des CV de collaborateurs compétents pour la mission, le client fait un choix après avoir reçu les candidats en entretien et des tests techniques, le prix avec le TJM et la durée de la mission sont enfin négociés avant de démarrer la prestation.
La régie est peu risquée, on facture tous les jours produits, pas de coût imprévu.
Sur un forfait, il y a plus de risques puisqu'il faudra assumer la dérive en cas de retard. Vous n'avez pas le droit de vous tromper.
Chaque jour réalisé en régie par le consultant est facturé au client en appliquant simplement le taux journalier défini au contrat. La facturation est faite chaque fin de mois.
Sur un forfait, la facturation est déclenchée selon des jalons prédéfinis au contrat, généralement liés à des livrables.
Pour la régie, le chiffre d'affaires sera simplement le nombre de jours produits x le taux journalier.
Pour le forfait, le calcul du CA doit se faire à l'avancement réel du projet en tenant compte des jours produits et des jours restants à faire.
La rentabilité est connue à l'avance sur une régie, et elle reste stable.
Sur un forfait, la rentabilité peut augmenter en réussissant à optimiser les coûts (staffing, livraison en avance, etc.), ou diminuer avec les surcoûts éventuels (retard, dépassement de la charge initiale, etc.).
Il n'y a pas un meilleur que l'autre.
La régie ou le forfait sont 2 manières différentes de répondre à un besoin Client pour une ESN selon ses compétences, ses capacités, le contexte ou les exigences du client.
Le recours à la régie est simple pour le client. Pas besoin d'un cahier des charges détaillé. Une contractualisation plus rapide. Un type adaptée de nombreux scénarios de mission :
La régie est aussi très rassurante pour le fournisseur. Peu de risques. Un cycle de vente plus court. Moins d'avance de trésorerie.
A première vue, le forfait présente surtout des avantages pour le client : un budget fixe + une garantie de livraison de la solution. C'est le fournisseur qui doit assumer les risques de surcoût, notamment ceux dus au dépassement de la charge estimée initialement.
Pourtant, c'est aussi un mode intéressant pour une ESN. Elle a plus de liberté pour constituer son équipe de consultants qui va réaliser la solution. Elle peut générer plus de marge en performant sur la réalisation.
Le forfait est plus contraignant pour les 2 parties. Et une collaboration active entre le client et son fournisseur doit être mise en œuvre pour gérer ensemble les écarts par rapport au plan initial : imprévus, évolution du besoin, disponibilité des intervenants... C'est un exercice particulier dont il faut comprendre et maitriser les exigences.
La régie est sans doute plus facile à gérer, et elle reste le mode privilégiée de contractualisation.
Le forfait n'est pas fait pour tout le monde. Il est plus engageant pour le client et le prestataire, il faut donc savoir maitriser ces exigences pour qu'il reste un succès partagé.
Dans les 2 cas, il est indispensable de gérer ses prestations avec un ERP adapté. La gestion à l'avancement des projets au forfait, la facturation des missions en régie, le suivi des risques, le pilotage des contrats sont autant de tâches spécifiques aux métiers des services. Un bon outil vous fera gagner un temps précieux, et de la fiabilité dans le pilotage de votre activité.
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