Politique de confidentialité

En vigueur au 1er septembre 2022

Préambule

La confidentialité et la sécurité des données sont de la plus haute importance pour Atimeüs (ci-après dénommé « Atimeüs », « nous », la « Solution »), c'est pourquoi nous nous efforçons de garantir que nos mesures techniques et organisationnelles en place respectent vos droits de protection des données.

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous gérons, traitons et conservons les données personnelles soumises dans le cadre de la fourniture de notre Solution. « Données à Caractère Personnel » désignent toute information ou ensemble d'informations relative(s) à une personne physique et permettant de l'identifier ou la rendant identifiable.

Notre politique de confidentialité distingue aussi clairement les données des Clients de la Solution, i.e. les personnes gestionnaires du contrat d'abonnement auprès d'Atimeüs, et les Utilisateurs de la Solution, i.e. les personnes disposant d'un accès à l'instance de la Solution du Client, accès ayant été fourni par le Client.

1. Données des utilisateurs de la Solution

En tant qu'éditeur de la Solution, nous fournissons un service à notre Client qui est le seul et unique responsable des Données à Caractère Personnel ajoutées, modifiées, ou supprimées au sein de la Solution. Par définition au sens de la réglementation européenne et française, le Client est donc le Responsable du ou des Traitements des Données à Caractère Personnel. Et le Client seul définit (i) les finalités et les moyens du ou des traitements qu'il opère sur les Données à Caractère Personnel et (ii) l'usage qu'il fait de ces données.

Les seuls cas de sous-traitance au sens RGPD peuvent provenir (i) de la gestion et la résolution des tickets d'incident et/ou (ii) sur demande d'une personne habilitée par le Client, de l'assistance pour la résolution d'un incident ou pour la suppression d'une donnée en base. Cette intervention fait suite à une demande expresse du Client, nous permettant de prendre la main sur le compte concerné et d'y apporter les mesures correctives à des fins de résolution de l'incident, ou de la demande.

Par ailleurs, lorsque vous utilisez la Solution, nous pouvons être amenés à collecter certaines informations techniques ou de routage (ex. : navigateur, système d'exploitation, situation géographique) concernant votre appareil, ainsi que certaines traces applicatives d'actions réalisées dans la Solution. Ces données collectées ont pour finalité de :

• Résoudre tout problème et améliorer l'utilisation de la Solution ;
• Analyser le volume et l'historique de l'utilisation de la Solution.

Elles sont conservées sur une période de 90 jours.

La Solution permet à un administrateur de compte de configurer une boîte email pour l'envoi direct des factures par email ou la création d'un brouillon dans cette boîte. Pour cela, il octroie à la Solution des droits d'accès spécifiques aux API du fournisseur (Microsoft 365 ou Google) en son nom, et uniquement pour cet usage. À noter que l'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API de Google seront conformes aux règles relatives aux données des utilisateurs des services API de Google, y compris aux exigences d'utilisation limitée. L'administrateur de compte peut à tout moment déconnecter la boîte email, et par conséquent supprimer l'accès de la Solution aux API.

2. Données des clients de la Solution

2.1. Données collectées

En souscrivant un abonnement à nos services, les données suivantes sont collectées et gérées : nom / prénom / email / adresse(s) postale(s) / numéro(s) de téléphone.

2.2. Finalités du traitement

Vos Données à Caractère Personnel sont traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités ci-dessous.

Sur la base de notre intérêt légitime à vous offrir une expérience sûre, efficace et personnalisée, nous effectuons des traitements aux fins suivantes :

• Résoudre tout problème et améliorer l'utilisation de nos services ;
• Personnaliser, évaluer et améliorer nos services, notre contenu et notre matériel ;
• Vous informer sur nos services.

Sur la base de l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie, nous effectuons des traitements pour fournir nos services.

Sur la base de votre consentement ou de votre intérêt légitime, nous effectuons des traitements pour vous inscrire à nos bulletins d'actualité, vous inviter à des évènements marketing ou vous partager des informations dans le cadre d'une relation commerciale.

Sur la base du respect de nos obligations légales et réglementaires, nous effectuons des traitements pour prévenir, détecter et enquêter sur toute activité potentiellement interdite, illégale, contraire aux bonnes pratiques et pour assurer le respect de nos conditions d'utilisation.

Nous utilisons les Données à Caractère Personnel qui nous sont soumises uniquement en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données.

2.3. Divulgation à des tiers

Vos Données à Caractère Personnel collectées sur nos services sont destinées à l'usage propre d'Atimeüs. Atimeüs n'offre, ne vend, ne loue ces informations à des tiers à des fins de marketing.

Atimeüs ne divulgue pas vos Données à Caractère Personnel à des tiers, sauf si : (i) vous (ou votre administrateur de compte agissant en votre nom) en demandez ou en autorisez la divulgation ; (ii) Atimeüs est contraint de le faire par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, dans le cas d'une ordonnance d'un tribunal ; (iii) le tiers est un sous-traitant d'Atimeüs dans l'exécution de nos services (ex. : outil de CRM, outils de support client, outil de facturation, etc.).

2.4. Lieu de stockage et transfert des données

Les serveurs hôtes sur lesquels Atimeüs traite et stocke ses bases de données sont situés exclusivement dans l'Union européenne.

En ce qui concerne les outils que nous utilisons (CRM, facturation, support, etc.), vos Données à Caractère Personnel pourront éventuellement être transférées en dehors de l'Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé par les garanties suivantes :

• Soit ces données sont transférées vers un pays qui a été jugé offrir un niveau de protection adéquat par la Commission européenne ;
• Soit nous avons conclu avec nos sous-traitants un contrat spécifique régissant le transfert de vos données en dehors de l'Union européenne, basé sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne entre un responsable de traitement et un sous-traitant.

2.5. Conservation de vos données

Vos Données à Caractère Personnel sont conservées pendant les périodes indiquées ci-dessous :

• Données collectées pour l'exécution des services, ainsi que les informations sur la manière et le moment où vous utilisez les services : le temps nécessaire pour vous fournir nos services, et en aucun cas plus de 3 ans après la fin de votre abonnement (sauf obligation légale contraire).
• Données collectées pour l'envoi de newsletters, de demandes et de marketing direct : 5 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact actif avec le prospect.
• Données collectées à des fins probatoires : durée du délai de prescription légal (généralement 5 ans).
• Données collectées dans le cadre des droits de la personne concernée : si nous vous demandons une preuve d'identité, nous ne la conservons que le temps nécessaire à la vérification de votre identité. Une fois la vérification effectuée, la preuve est supprimée.

3. Sécurité et protection des données

Dans le cadre de ses services, nous accordons la plus haute importance à la sécurité et à l'intégrité des Données à Caractère Personnel de nos clients.

Ainsi et conformément à la réglementation, nous nous engageons à prendre les mesures et précautions pertinentes à la préservation de ces données et au contrôle de leurs accès. Dans ce but nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie (authentification, encodage, gestion des accès, etc.).

Malgré tous nos efforts, il n'existe pas de garantie de sécurité absolue contre le piratage et les actes malveillants. C'est pourquoi, dans l'éventualité où une faille de sécurité vous affecterait, Atimeüs s'engage à vous en informer sans délai excessif, ainsi que l'organisme de réglementation approprié, et à faire de son mieux pour prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l'intrusion et minimiser les impacts.

4. Vos droits sur vos données personnelles

Conformément à la réglementation, vous gardez un droit de regard sur vos Données à Caractère Personnel. Vous pouvez y accéder, les rectifier, demander leur modification et suppression, et exercer votre droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez exercer ces droits en nous envoyant un ticket d'assistance par email à support@atimeus.com. Vos demandes seront traitées dans un délai de 30 jours. Nous pouvons exiger que votre demande soit accompagnée d'une photocopie d'une preuve d'identité ou d'autorité.

5. Contactez-nous

Si vous avez des questions, vous pouvez nous les envoyer par email à contact@atimeus.com ou par courrier à Atimeüs SAS, 23 avenue Corentin Cariou 75019 Paris.

Voir aussi nos mentions légales et nos conditions générales de vente et d'utilisation.