Comment savoir si on est en shortlist ?

Le client notifie généralement les ESN retenues en shortlist par email à l'issue de l'analyse des propositions écrites. Un délai de 2 à 4 semaines après la remise des offres est courant. Si vous n'avez pas de nouvelles dans les délais annoncés, il est tout à fait acceptable de relancer le client avec courtoisie pour demander l'état d'avancement de la sélection.

Comment optimiser ses chances d'être shortlisté ?

Les deux leviers principaux sont la qualité de la réponse écrite et la pertinence des références. Une proposition bien structurée, qui démontre une compréhension fine du besoin et propose une méthodologie éprouvée, se démarque nettement. Veillez aussi à proposer des profils nominatifs disponibles dès le démarrage et à citer des références clients similaires (secteur, taille de projet, complexité). Enfin, respectez scrupuleusement le format et les délais imposés par le client : un dossier incomplet ou livré en retard est éliminatoire.

Shortlist | Atimeus

Définition

Une shortlist (liste courte) désigne la sélection restreinte de candidats ou prestataires retenus après une première phase de sélection dans un processus d'appel d'offres ou de recrutement.

Processus de shortlist

Dans un appel d'offres

Schéma du processus d'appel d'offres : de la réception des offres à la sélection finale en passant par la shortlist

Réception des offres : analyse de toutes les candidatures
Pré-sélection : évaluation selon critères définis
Shortlist : rétention de 3 à 5 candidats finalistes
Soutenance : présentation orale des shortlistés
Sélection finale : choix du prestataire retenu

Critères de shortlist

Les critères varient selon le contexte :

Conformité technique : respect du cahier des charges
Références : expérience sur projets similaires
Équipe : compétences et disponibilité
Approche : pertinence de la méthodologie
Budget : cohérence du chiffrage proposé

Avantages de la shortlist

Pour le client

Efficacité : focus sur les meilleures propositions
Qualité : approfondissement avec les finalistes
Négociation : optimisation technique et commerciale
Choix éclairé : comparaison directe lors des soutenances

Pour les prestataires

Visibilité : signal positif sur la qualité de l'offre
Opportunité : chance réelle de remporter l'affaire
Feedback : retour d'expérience valorisant
Investissement : justification des efforts soutenance

Bonnes pratiques

Communication transparente

Informer tous les candidats du processus
Préciser les critères de passage en shortlist
Donner un planning des étapes suivantes
Fournir un feedback aux non-retenus

Préparation soutenance

Briefing détaillé aux shortlistés
Format et durée de présentation
Composition du jury d'évaluation
Questions types attendues

Pour les ESN, figurer en shortlist est un enjeu majeur car cela concentre 80% des chances de remporter l'appel d'offres.

Exemple concret

Une grande enseigne de distribution lance une RFP pour la refonte de son portail e-commerce. Douze ESN répondent. Après analyse des propositions écrites, le client retient quatre ESN en shortlist sur la base de la pertinence de leur approche technique et de leurs références sectorielles. Chaque finaliste dispose de deux heures de soutenance devant un jury métier et technique. L'ESN retenue était troisième sur le prix mais première sur la qualité de l'équipe projet et la clarté de la roadmap proposée.

Questions fréquentes sur la shortlist

En pratique, une shortlist comprend entre 3 et 5 prestataires. Ce nombre permet au client de disposer d'un choix réel tout en limitant le temps consacré aux soutenances et aux évaluations approfondies.

Dans les appels d'offres publics très normés, le nombre de candidats admis à présenter leur offre est précisé dans le règlement de consultation. Dans le privé, c'est le client qui décide librement.

Shortlist