RFP (Request For Proposal)
Document demandant aux prestataires une proposition technique et commerciale détaillée.
Définition
Une RFP (Request For Proposal) ou Demande de Proposition est un document d'appel d'offres dans lequel le client demande aux prestataires de proposer une solution technique et commerciale détaillée pour répondre à son besoin.
Dans un cycle d'achat, la RFP suit généralement une RFI (qualification du marché) et présuppose que les spécifications ne sont pas encore totalement figées — contrairement à la RFQ qui s'utilise quand le besoin est entièrement cadré et que seul le prix reste à obtenir.
Contenu d'une RFP
Une RFP comprend généralement :
Contexte et besoins
- Présentation de l'entreprise et du projet
- Objectifs et enjeux métier
- Contraintes techniques et organisationnelles
- Planning attendu
Exigences techniques
- Spécifications fonctionnelles détaillées
- Architecture technique requise
- Contraintes de sécurité et performance
- Standards et normes à respecter
Modalités de réponse
- Format de réponse attendu
- Critères d'évaluation et pondération
- Planning du processus de sélection
- Modalités de soutenance
Réponse à une RFP
La réponse doit inclure :
- Compréhension du besoin : reformulation et analyse
- Solution proposée : approche technique et méthodologique
- Équipe projet : CVs, organisation cible, rôles
- Planning détaillé : phases, livrables, jalons
- Proposition commerciale : TJM, coûts totaux
Processus de sélection
Après réception des réponses :
- Analyse : évaluation selon les critères définis
- Shortlist : sélection des meilleures offres
- Soutenance : présentation orale des finalistes
- Négociation : ajustements techniques et commerciaux
- Attribution : sélection du prestataire retenu
Pour les ESN, bien structurer sa réponse RFP est déterminant pour remporter des appels d'offres.
Exemple concret
Une banque régionale souhaite externaliser le développement de son application mobile. Elle envoie une RFP à cinq ESN présélectionnées. Chaque prestataire dispose de trois semaines pour remettre une proposition incluant l'architecture technique, une équipe nominative, un planning en trois phases et un chiffrage global. L'ESN retenue n'est pas la moins chère, mais celle dont la méthodologie agile et l'expérience sectorielle ont convaincu le comité d'évaluation.
Questions fréquentes sur la RFP
Les deux termes désignent globalement le même processus : une mise en concurrence formelle de prestataires. La RFP (terme anglo-saxon) est plus courante dans les entreprises privées et les groupes internationaux, tandis que l'Appel d'Offres (AO) est utilisé dans les contextes publics et parfois privés en France.
Sur le fond, une RFP est souvent plus ouverte dans sa forme de réponse (la solution est à proposer), là où un AO public est très normé et réglementé par le Code de la commande publique.
